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第六章 公关能力好秘书离不开交际应酬（第2页）

作为秘书，你应该总是努力去找出自己的领导想要什么、需要什么和渴望得到什么，与领导形成心灵上的共鸣。

比如说，你的领导王某，与你谈及他如何度过了一个愉快的假期，他给你绘声绘色地描述细节，告诉你他去了些什么地方、又都干了些什么。这时候，你必须投入极大的专注去听，努力找出你的领导者的好恶。你应当为你的领导者平等地对待你而感到高兴。你要兴致勃勃尽力延长这种谈话。

2．要对所听到的情感作出反应

仅仅听到说话者所表达的感情是不够的，还应当对说话者的情感作出适当的反应，这样才能使说话者知道，他所要表达的内容你都明白了。有时候，说话者所要表达的感情远比他们所表述的内容重要。

例如，当有人说：“我简直想把这台该死的电脑扔到垃圾堆里”时，对这句话本身的内容作出任何反应都是荒谬的。因为说话者根本不是对电脑发火，在这种情况下，你应该明白真正的原因是说话人“很灰心或累坏了”。

3．注意说话者在传达信息中所使用的所有暗示

这些暗示可能是非语言的也可能是语言的，身体语言、说话的语调以及面部表情均属于这种暗示之例。

积极倾听是人们应该发展的一种特殊技巧。我们每个人在这方面都有天赋。但是，你首先必须愿意对他人的意见持开放的态度，并且愿意冒自己的观点被这种开放态度所改变的“危险”。

一个能够很好地检验你是否认真地听了别人的说话的方法是：你能否把说话者所说的话用自己的话再说一遍，不但要包含他所说的内容，而且要包含他字面下所隐含的意义。你可以用这样的方法：用“你的意思是……”来重述别人的话，自我检测一下。

尽管秘书在倾听领导的指示或是单纯的与领导沟通时，属于白下而上的沟通。但是，善听在所有方式的沟通中都是很重要的，不论这种沟通是自上而下、自下而上还是横向的，积极倾听总是十分重要的。

4．非必要时，避免打断他人的谈话

善于听别人说话的人不会因为自己想强调一些细枝微末节、想修正对方话中一些无关紧要的部分、想突然转变话题，或者想说完一句刚刚没说完的话，就随便打断对方的话。经常打断别人说话就表示我们不善于听人说话，个性激进、礼貌不周，很难和人沟通。

虽然说打断别人的话是一种不礼貌的行为，但是如果是“乒乓效应”则是例外。所谓的“乒乓效应”是指听人说话的一方要适时地提出许多切中要点的问题或发表一些意见感想，来响应对方的说法。还有一旦听漏了一些地方，或者是不懂的时候，要在对方的话暂时告一段落时，迅速地提出疑问之处。

5．暗中回顾，整理出重点，并提出自己的结论

当我们和人谈话的时候，我们通常都会有，几秒钟的时间，可以在心里回顾一下对方的话，整理出其中的重点所在。

必要时，作一点记录，要知道“好记性不如烂笔头”，一份完整的谈话记录，不仅可以使你准确地领会领导的意图，还可以向领导发出这样的信息，那就是：我非常重视您的讲话，您讲得非常精彩，我会完整、准确地将您的指示传达和实施下去。

我们必须删去无关紧要的细节，把注意力集中在对方想说的重点和对方主要的想法上，并且在心中熟记这些重点和想法。

暗中回顾并整理出重点，也可以帮助我们继续提出问题。如果我们能指出对方有些地方话只说到一半或者语焉不详，说话的人就知道，我们一直都在听他讲话，而且也很努力地想完全了解他的话。如果我们不太确定对方比较重视哪些重点或想法，就可以利用询问的方式，来让他知道我们对谈话的内容有所注意。

好秘书要有一定的演说能力

有些公关活动虽是由领导主持的，但领导的演说稿往往由文秘工作人员起草，文秘工作人员就必须懂得演说稿的特点、要求，才能起草成功。而有些活动需要文秘传达领导指示，说服公众，发布组织的新闻或举办讲座宣传活动，欢庆、纪念和交际活动，都需要亲自演说。

俗话说，“好的开始是成功的一半”，演讲更是这样。无论何种演讲，开头总是关键。

演讲的开场白最不易把握，要想三言两语抓住听众的心，并非易事。如果在演讲的开始听众对你的话就不感兴趣，注意力一旦被分散了，那后面再精彩的言论也将黯然失色。因此只有匠心独运的开场白，以其新颖、奇趣、敏慧之美，才能给听众留下深刻印象，才能立即控制场上气氛，在瞬间里集中听众注意力，从而为接下来的演讲内容顺利地搭梯架桥。

那么如何做好开场工作，以下几点对演讲者可能有所帮助：

（1）借景生题

一上台就开始演讲，相信很少有人会有兴趣听下去。可以借助眼前的人、事、情、景，把听众融入到演讲中来。

1863年，美国葛底斯堡国家烈士公墓竣工。落成典礼那天，国务卿埃弗雷特站在主席台上，只见人群、麦田、牧场、果园、连绵的丘陵和高远的山峰历历在目，他心潮起伏，感慨万千，立即改变了原先想好的开头，从此情此景谈起：

?站在明净的长天之下，从这片经过人们终年耕耘而今已安静憩息的辽阔田野放眼望去，那雄伟的阿勒格尼山隐隐约约地耸立在我们的前方，兄弟们的坟墓就在我们脚下，我真不敢用我这微不足道的声音打破上帝和大自然所安排的这意味无穷的平静。但是我必须完成你们交给我的责任，我祈求你们，祈求你们的宽容和同情……?

这段开场白语言优美，节奏舒缓，感情深沉，人、景、物、情是那么完美而又自然地融合在一起。据记载，当埃弗雷特刚刚讲完这段话时，不少听众已泪水盈眶。

（2）引人入胜

演讲开头成败的关键在于能否吸引并集中听众的注意力。演讲时获取听众注意力的方式随题材、听众和场景的不同而改变，一般可以运用事例、逸闻、经历、反诘、引言、幽默等手段达此目的。

麦克米兰石油公司副总裁迈克斯·艾萨克松在一次演讲的开头便运用了引言和反诘的方法来吸引听众：

“我们都知道，演讲是件很难的事。但是请听听丹尼尔·韦伯斯特是怎么说的吧：‘如果有人要拿走我所有的财富而只剩下一样，那么我会选择口才，因为有了它我不久便可以拥有其他一切财富。’那么，为什么许多有才华的人偏偏害怕演讲呢?”

（3）激发听众兴趣

人们都有好奇的天性，一旦有了疑问就非得弄个水落石出。为了激发听众们的兴趣，可以采用悬念手法，制造悬念，会收到很好的效果。在对美国会计协会罗切斯特分会的一次演讲中，演讲顾问唐纳德·罗杰斯通过表达他对听众需要的关心而激发起了他们的兴趣：

“我今晚要演讲的题目是‘信息的透露’。确定这个题目之前，我先是查阅了本地的会计年鉴分册和全国会计协会的学术专刊，然后又询问了我的同事亚历克斯·莱文斯顿和戴夫·汉森：‘今晚来听演讲的人都有哪些?他们希望我讲什么?’他们告诉我在座的各位都是些很热心的人，希望我的演讲有趣而富有启发性。

“因此，我将告诉大家一些有用的知识，我也同时希望我的演讲简明扼要，并留给大家一定的提问时间。”

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