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第8章 提升效率 别让瞎忙耽误了你做事要专注和有条理（第3页）

（1）学会置身于事外。

实际上，团队里的有些事务并不需要你的参与。比如，下属们完全有能力找出有效的办法来完成任务，那用不着管理者来指手画脚。也许你确实是出于好意，但是下属们可能不会领情。更有甚者，他们会觉得你对他们不信任，至少他们会觉得你的管理方法存在很大问题。当出现这种情况时，你应当学会如何置身于事外。这里有一个小小的窍门：在你决定对某项事务发布命令之前，你可以先问自己两个问题：“如果我再等等情况会怎么样”以及“我是否掌握了发布命令所需要的全部情况。”如果你觉得插手这项事务的时机还不成熟或者目前还没有必要由自己来亲自做出决定，那么你应当选择沉默。在大多数情况下，事实上也许根本不用你费心，你的下属们就会主动地弥补缺漏。通过这样缜密的考虑，你会发现也许有时你的命令是不必要的，甚至会使情况变得更糟。

（2）恰当地授权。

当组织发展到一定阶段，随着管理事务的日益增多，管理者已经无法将所有的问题都自己扛，这就需要授权。从某种意义上说，授权是管理最核心的问题，也是简单管理的要义，因为管理的实质就是通过其他人去完成任务。授权意味着管理者可以从繁杂的事务中解脱出来，将精力集中在管理决策、经营发展等重大问题上来。通过授权，你可以把下属管理得更好。让下属独立去完成某些任务有助于他们成长。因此，恰当地授权非常重要，这样可以得到授权的最大好处，并将风险降到最低。

（3）弄清楚究竟哪些事务你不必“自己扛”。

既然明白了事必躬亲的弊端，那么下—步你必须明确授权的范围，也就是说究竟哪些事务你不必“自己扛”。根据组织的实际情况，授权的范围肯定会有所不同。但这其中还是有—些规律性的东西。在授权时，下面几个因素值得考虑：

①责任或决策的重要性。一般说来，一项责任或者决策越重要，其利害得失对于团队或整个企业的影响越大，就越不可能被授权给下属。

②任务的复杂性。任务越复杂，管理者本人就越难以获得充分的信息并做出有效的决策。如果复杂的任务对专业知识的要求很高，那么与此项工作有关的决策应该授权给掌握必要技术知识的人来做。

③组织文化。如果组织里有这样的传统或者说背景，即管理层对下属十分信任，那么就可能会出现较高程度的授权。如果上级不相信下属的能力，则授权就会变得十分勉强。

④下属的能力或才干。这可以说是最重要的一个因素。授权要求下属具备一定的技术和能力。如果下属缺乏某项工作的必要能力，则管理者在授权时就要慎重。

你不是机器，别总做多线程工作

所谓“多线程工作”，指的是像功能强大的计算机一样，在同一个时间段里，同时处理多项任务。有很多人很热衷于这种工作方法，以为“多线程”齐头并进，就能够达到事半功倍的效果。他们会在写一份报告的过程中，收一下邮件，处理一会儿数据，做一会儿图表，再回答一下同事和领导的问题，视线在QQ、Word、Excel、Outlook之间来回切换，鼠标飞速点击，手指敲打键盘，一会Ctrl+C、一会Ctrl+V……

这种多线程工作的状态，从表面上看好像能够让自己的脑力、体力全面运转，似乎能够提高不少工作效率，然而现实却会让人失望：越是多线程工作，就越会出现效率、专注力下降的问题。

这是什么原因造成的呢？原来，我们的大脑并不适合同时为多个任务运转，因为人脑毕竟不同于电脑的多线程处理器，这种处理器确实是可以在多个进程之间自由调度的，而且每一个进程不会互相干扰。可是我们的大脑不停地在各种难度不同的任务之间切换，就会发生专注力的耗散。

本来我们正在处理任务A，脑海中已经出现了明确的框架，继续深入便可以找到方案并能够准确实施；可就在这个时候，我们将专注力转向了任务B，于是之前的思考和行动过程不得不暂时中断，大脑又要被迫打开一个新的进程……这样反反复复，大脑就会变得越来越混沌，认知能力也会不断下降。更加严重的是专注力也会因为这样而被不断削弱，使我们在处理任务时更加无法集中精力。时间长了，我们的认知就会越来越肤浅，工作效率也会越来越低下。

马瑞在一家互联网公司担任硬件工程师，因为能力突出，他经常得到同事、上司的夸奖，这也让他有些飘飘然的，明明不是自己的任务也经常揽上身，以彰显卓越的能力。

马瑞平时有摄影的爱好，有一次，公司美工做出来的图片让上司很不满意，马瑞就主动请缨，说自己能把图片处理好。上司很信任他，就把任务交给了他，结果马瑞三下五除二就把图片处理得美观大方，让上司极为赞赏。于是以后但凡有这类工作，都会交给马瑞来解决，后来索性连文案设计的工作也让马瑞负责了。这下子马瑞有点力不从心了，除了自己的本职工作外，他还要兼顾摄影、设计、作图、文案……并且完成每个任务时还要和其他部门的同事沟通，要不就会出现问题。

无奈之下，马瑞渐渐地养成了“多线程工作”的习惯，这头正改着图，产品部门的同事就来和他协商文案的修改细节了；刚改了一半文案，人力资源部门的电脑设备又出现了故障，急需要马瑞帮忙处理；电脑设备还没修好，又有同事说网络不畅通了……马瑞总是没办法专注做好一件事，结果效率越来越低，拿出的工作成果也很难让人满意。最后不光上司批评他，其他部门的同事也不理解他，还说问题经常卡在他这个程序，因为他效率低下，才导致很多工作推进不下去……

马瑞的遭遇让我们看到了“多线程工作”的弊端，本来他对自己的工作得心应手，可因为承接了太多分外的工作，就要经常同时处理多个任务，一心二用甚至一心多用，致使在每个任务上都无法达到专注。这样就会加重大脑的负担，会让大脑感觉十分疲惫，更会阻止深度思考，可能会造成误解、遗漏，还会影响创造性思维的产生，因而工作效率会日渐下降，工作质量也会不如人意。

由此可见，我们应当尽快停止这种“多线程工作”的模式，在同一时间段只专注于一项任务，以减少思维来回切换的次数，降低大脑在认知和判断时可能出现失误的概率。

为此，我们在平时的工作和学习中应当注意做好以下几点，以尽可能避免多线程工作：

1。一次只做一件事情

我们要考虑到大脑的局限性，不要总是试图让它同时处理大量的类别不同、难度各异的信息，以免影响专注力和效率。比如我们正在进行一项需要发挥创造性思维的工作时，突然收到了客户发来的一条信息，我们马上停下工作，与客户沟通，可能只用了短短几分钟就解决了客户的问题，但大脑却要从创造模式陡然切换到沟通模式，然后又要回到创造模式上，这必然会给大脑造成很大的负担，也会让我们的出错率提升、效率下降。

因此，我们应当专注于当下，每次只做一件事情。写作的时候就不要听带有歌词的流行音乐，也不要经常和他人互发消息；与他人沟通的时候，不要一边说话，一边打字，眼睛还要盯着手机；吃饭的时候就不要同时看电视剧，或是不时地与身边人聊天……只有每次专注于一件事情，才能让大脑保持稳定和高速的运转，也才能够把每一件事情都做到尽善尽美。

2。遇到中途穿插的任务，也要保持专注

在工作和学习中，随时都有可能遇到中途穿插进行来的任务。如果这种任务并不是特别紧急，我们可以先将它记在记事本或添加进当天的计划表中，然后集中精力处理自己正在处理的任务，以免自己的注意力被随意中断。

当然有的时候穿插进来的任务可能十分紧急，需要尽快完成。那么我们在暂停手中工作的时候也不能过于随意，要简单记录一下工作进程。比如报表做到什么程度，下一步应当填写什么内容；教材学到了什么程度，下一步应该从哪里继续阅读等等。然后我们可以把相关的文件、资料放在一个叫做“待处理”的文件夹中。等到穿插任务完成之后，我们可以休息一下，让被占满的脑海有个清空的机会，之后再打开“待处理”文件夹，根据之前的记录，就可以很快定位到被中断的地方继续开始工作或学习了。

总之，我们应该时刻提醒自己：保持专注才能够提升效率。所以不要总是贪心地想要把多线程的工作处理好，而是应当专注于手头的任务，一件件处理完善，这样才能真正提高自己的工作和学习的效率。

先从最容易、最有把握的事情做起

先做最有把握的事情，就好像是果农在摘果子的时候，先摘好的果子。这并不意味着投机取巧，避重就轻。

而先做最有把握的事情，这是一个循序渐进的过程，由易到难地做事，自己的心里对这个过程就会变得越来越熟悉，所以在困难越来越大的时候，我们也能够沉着应付，而不失方寸。并且在我们摘取了一定数量的好果子之后，内心自然也就会建立起一种自信，“我一定可以把目标实现”，这样就能够让我们在以后的工作当中，能够扛得起相当的重任。

如果一上来就开始做最困难的事情，将会很容易遭受失败。例如，把一项巨大的任务交给刚刚进入一家公司的新手，他可能经常会无法一下子就把问题做好的。只有在他积累了丰富的经验之后，才能够顺利完成任务。

而每一个刚从事某一领域工作的新人，都是先从身边的小事做起的。在之后的工作过程中，他们也是从最容易能够入手的地方开始，这不仅是一个条理清晰的过程。

我们都知道，很多举重运动健将在练习举重之初，一般都是先从他们举得动的重量开始，经过一段时间之后，才慢慢增加重量。