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第5章 对抗干扰 从喧嚣的外部环境中找回你的专注力（第3页）

3。除面谈以外的其他沟通方法也可以大大发挥作用

在网络如此发达的今天，许多公司都装有内部局域网或者内部管理软件，这对公司内部人员的有效及时的沟通提供了很大的方便。不论是平级之间，还是上下级之间都特别方便。所以，我们不可忽视这些现代化工具的好处。

第三，来自上级的应酬

对很多人来说，那些来自上级的应酬都是最难处理的。很显然，我们应酬的对象是我们的领导，对于他们的安排我们要服从。也许有的人认为，这样的应酬对于自己的工作是没有意义的。可是，我们必须清楚的一点是，即使对工作没有意义，那我们也不能掉以轻心，必须引起自己的重视，切不可有一丝的怠慢。这个时候，我们可以采用下面的方法：

1。向上级汇报我们的日程计划和安排

在定期向上级汇报工作的时候，我们还应该把自己下一阶段的计划告诉他，而且还应该请领导参与到详细的计划制定中。在这种情况下，上级就能随时知道我们的时间安排情况。

2。在制定我们的工作计划时要参照上级的工作安排

我们在给自己制定工作计划的时候，如果能把自己的工作节奏、日程安排和上级的安排协调起来，这样就可以减少上下级之间因为工作步调不一致而出现的冲突。

3。牢记自己的工作职责

无论在什么公司，在什么部门和什么岗位，不同的部门、不同的职位都会有明确的工作职责和范围。但是在日常工作中，往往会遇到上司交办的工作已超出了我们的职责和范围。这时候我们该怎么办呢？倘若我们做了，那就有可能会影响到我们的本职工作，所以这时候就要学会坚决而礼貌地对上级说“不”。

第四，来自突访者的应酬

1。可以适当回避

那些对自己的工作有很大影响的人，我们可以回避。比如可以委托自己的助理将其拦住，不和对方见面。但也要注意，要尽量不让对方感觉到我们是有意回避。

2。会见重要客人，控制时间很重要

倘若来的客人是必须会见而无法回避的，那我们就要立即和对方会面。

在和对方交谈的时候，我们应该掌握谈话的主导权，要把握住双方谈话的主题，不能谈了半天还离题万里。当谈话的结果已经明确的时候，我们要抓住时机总结或做一些结论性的意见，这样就能让对方知道我们双方要谈的问题已经结束了。我们还可以用看表或者其他暗示对方的方法来尽快地结束双方的会谈。

对于有些文件，你可以不看

很多人都有过这样的经历：有时候，办公桌上的文件一叠又一叠，我们要拿出很多时间来处理这些洪水般的文件。对此，不妨做个整理，只留下有用的和重要的，不要被“洪水”所淹没。

韩东峰是一家国有企业的董事长。在20世纪末，他刚刚接手这家公司的时候，公司由于效益不好，连年亏损。他当了董事长之后，仅仅用了五六年的时间，就让这个亏损的企业起死回生，不但还清了之前的债务，而且让年利润达到了数亿人民币。这在商界可以说是一件非常传奇的事情。当有人问他采用什么方法让这个企业在那么短的时间内取得如此辉煌的业绩。他回答说，其实很简单，他刚上任的第一件事就是把一大堆没用的文件整理出来扔掉。

在你的工作中，你的桌子上是否总是有一大堆文件等着处理？倘若我们每天都要处理大量的文件，那么还怎么可能集中精力进行思考和处理比这些文件更重要的事情呢而对很多人来说，几乎每天都需要花大量时间来做这些事情：面对摆在自己面前厚厚的一叠文件，不但要一份一份地浏览分类，而且有时还得必须回头检查一下看自己是否忽略了里面的重要东西。当面对一大堆文件的时候，很多人都觉得很无奈，这是因为我们必须花一定的时间来处理它们，把自己需要的文件留下来，所以自己之前的时间安排就被弄得一团糟。

其实在很多时候，如果我们拿这些文件没有办法，那自己必然成为牺牲品，被看上去很不起眼的文件打垮。所以，我们就要想办法简化一下自己的工作进程。其实，这并没什么秘密可言，有效的方法就是我们要想办法堵塞这些文件的源头。

我们要养成这样的处理文件的习惯：应该关注并分析一下那些定期送来的文件、备忘录、时事通讯、报道、信件等，我们可以计算一下每天处理这些文件要花掉的时间。接下来再仔细判断一下，看哪些文件可以丢弃，或自己处理文件中的哪些步骤可以省略。我们可以照以下方法去做：

对于那些备忘录或报道，我们可以联系这些文件的发送机构，让他们把我们的联系方式从列表中划去，只留下有用的内容即可。

对于那些内容重复的杂志、时事通讯和商业性报刊我们则可以取消订阅。因为自己根本没时间去浏览。对于报刊杂志，我们应该搞清楚它们的价值，倘若我们根本就没时间来看这些东西，那我们订阅它们就没什么意义。我们可以想象，如果重要的话，就是再怎么忙我们也必须得抽出时间去阅读。

接下来，在我们阅览报刊的时候，没有必要从头看到尾。对我们来说，完全没有必要去读那些我们已经知道的，或者对我们的工作生活离得很远、没有任何帮助的东西。而应该找出那些真正有用的材料，除了对自己有用的材料外，其他的则完全可以不予理会，这在无形之中就给我们节省了大量的时间。

要想寻找一些有价值的时事、新闻等资料，我们完全可以在互联网上进行查找，如今，网络这么发达，通过网络了解当前的时事，既及时又方便，而且涉及面又广，随我们任意选择。我们还可以通过某一邮件路径，和自己的同事们、下属职员们共享报刊与时事通讯，大家同时都接触到这样的信息，从总体上就为我们节省了大量的时间。当然，大家必须遵守一个原则，那就是上班期间只交流对工作有用的那些信息，而和工作没有关联的，则应该放在自己工作之外的时间进行交流。

总之，处理文件是我们工作中经常要做的事情，谁都避免不了。但我们不能成为文件的奴隶，要对接收到的文件分门别类，把自己的时间用在处理重要文件和事情上，对那些没有用的文件、资料、报刊等应该果断丢弃。

你真的需要那么多的会议吗

你的时间都去了哪里？其实很多时候都是被一些无味的琐事给抢走了，名目繁多而效果不佳的会议就是其中之一。理一理自己的会议时间，减少开会对时间的浪费，你会发现，原来自己的时间其实并不少，少的只是合理规划和安排。

席长永先生是一家大公司的部门经理。他经常抱怨说，自己用来开会的时间太多了，几乎每天都得开会。所以有很多工作不得不利用早到或晚退或是在周末时加班来完成，否则工作任务很难完成。除了这些工作之外，他还要研究看看大家在会议上还有哪些问题或者方法没有提到。

对于领导者来说，会议是实施领导的一种工具，是领导层用来履行责任的一种手段，当然也是一个单位进行管理的重要方式。所以，不管会议的规格高低、规模大小、时间长短、议题轻重，只要是必需的，那它就必然有出现和存在的价值。

在通常情况下，开会一般有以下这些原因：达成决议和解决问题；传达信息和监督员工；激励团队成员的士气；巩固领导的地位；激发新的创意。

在我们的工作中，一般只要有3个人以上有议题的话，那就可以开会。开会对任何单位，不论是企业还是国家机关，都是非常普遍的事情。可是，很多时候，有很多人一听到开会这个词就会抱怨“又开会”“整天开会有什么用”等等。那么，为什么大家会有这些消极的反应呢？

事实上，开会在很多时候往往是讨论了半天，结果也没有提出好的方案。要么就是不着边际，尽是些对解决问题没有用的说辞，要么就是形成的决议只能停留在理论阶段，严重地脱离实际，没有可操作性。这对参加会议的人来说纯粹是在浪费时间，所以大家有抱怨也就不难理解了。

其实现在的很多会议，不是拖得太长，就是缺乏效率。往往在会议中有一半以上的时间是会被浪费在无聊的会谈中。据调查，关于会议方面的问题，每年给企业带来的时间损失要达到30多个工作日。我们想想，这30多天对企业来说如果不用在开会上，而用在其他方面不知能办多少事情。开会对时间的浪费主要体现在会前准备不充分、日程安排缺乏合理性及与会者对议事规则的无知等这些方面。

即便有上述问题的存在，但会议却依然在人们的社会生活中占有很大的比例，这是我们有目共睹的事实。调查发现，当今社会，全球每天会有5000万个事务性会议，而美国则以每日1000万个会议名列榜首。在日本，那些企业的高级管理人员会把他们一天40%的时间用在会议上，俄罗斯的高级管理人员每天花在会议上的时间也有30～40%。而且每年人们开会的次数也表现出缓慢增加趋势。从上面这些统计数据我们可以看出：一定要对会议进行有效的管理，否则我们大量的时间都会被会议白白浪费。

研究发现，会议之所以没有取得预想的效果，之所以会变成一个低效率的会议，主要原因有以下几个方面：

会议的目标不明确，议题不清晰；开会只是为了走形式；主持人会前的准备不够，而且缺乏控制和引导会议的能力；会议发言没有提到自己的观点，总是重复他人的观点；很多与会人员的时间观念不强，不准时参加；对于一些问题虽然反复研究，可是总是达不成共识；汇报工作抓不住重点，像流水账。