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第五章 行政部事务工作管理规范（第5页）

2。与会者是否直接参与会后执行；

3。与会者是否有利于会议目标的实现；

4。与会者是否具有达成某项决议的能力；

5。与会者是否能全身心地投入；

6。与会者是否会对他人造成妨碍，从而影响会议的整体成效。

（二）选择开会的时间。

选择合适的开会时间，确保与会者可以按时出席，积极参与，从而取得好的效果。因

此，选择开会时间应该考虑以下因素：

1。调查了解与会者方便的时间段，尽量不打乱与会者原来的时间计划安排；

2。注意选准会议中心人物的最佳开会时间段，确保其能够集中精力，安心开会；

3。开会时间尽量不要与企业重要的经营活动发生冲突，避免打乱企业正常的运行秩序，影响效益；

4。尽量开短会，可以保证参会者精力旺盛，达到最佳的开会效果。

（三）选择开会的地点。

会场的选择是否合适，会议地点的物质条件、环境氛围等都会对与会者的情绪产生影响。而且，选择会议地点还要考虑到硬件设施的条件。所以，应考虑：

1。会址与参会人员距离不宜太远；

2。会场的环境是安静的场所：

3。会场有足够的照明设施，并保持良好的通风及适宜的温度；

4。通信联系方便，保证信息流通顺畅；

5。会场的空间必须合适，过于空旷和过于狭窄都会影响会议效果。

（四）会场布置。

作为会前准备的重要内容之一，会场布置应着重注意做好以下几方面的工作：

1。合理安排会场空间，既要便于与会者进出通畅，又要保持会场紧凑的格局。

2。认真细致地做好会议用品发放及设备的调试工作，登记清晰，管理统一。

3。按照会议的性质和领导的要求正确安排会议座次，做到方便沟通和讨论。其主要方式有以下三种：

（1）单向传递信息会议的座位排列方式；

（2）双向沟通交流会议的座位排列方式；

（3）多向沟通交流会议的座位排列方式。

（五）拟订会议日程。

拟订会议日程，即拟订会议的程序表，是为了让与会者事先对会议有所了解，以便提前做好准备。一般来说，会议日程由会议筹备部门提出草案，经会议主席审定后确定，包括：会议内容、讨论事项、与会者姓名、会议的时间地点、会议事宜的时间分配等。

会议的日程安排必须考虑以下因素：

1。优先安排重要或紧急的事项；

2。合理分配各项议案及事项的会议时间，为重要事项留出充足的时间；

3。会议议程不宜过于复杂，内容不宜过多；

4。提前把会议日程通知与会者，并发送相关的资料，以缩短会议做出决策的时间，

提高会议效率。

（六）会议通知。

在确定了会议的议题，召开的时间、地点和场所等事宜后，应该及早印发会议通知。

其内容应包括会议的时间、地点、出席人员、会议内容以及日程等，并且应提示与会者

尽早给予明确答复，或返还出席会议的回执，以便于统计与会者名单。

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